Đối với người đi làm, kỹ năng viết email thực sự là vô cùng quan trọng và cần thiết. Một email tiếng Anh văn phòng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu khi làm việc với khách hàng và đối tác. Vậy để soạn thảo một email chuyên nghiệp bao gồm những bước nào? Hãy cùng Oxford English UK tham khảo ngay 5 bước soạn thảo email tiếng Anh đơn giản, dễ dàng dưới đây.
5 bước đơn giản để soạn thảo một email tiếng Anh văn phòng chuyên nghiệp
Xác định dạng email tiếng Anh cần viết
Đầu tiên, bạn cần biết rằng mục đích viết email của mình là gì? Viết email cho ai? Email này có tính chất trang trọng hay gần gũi? Dựa trên đó, bạn sẽ xác định được dạng email mình cần viết.
Trong công việc, người đi làm cần lưu ý một số dạng email thường gặp như cover letters (thư giới thiệu), letter of inquiry (thư hỏi hàng), letter of complaint (thư phàn nàn/khiếu nại), adjustment letters (thư hòa giải), order letters (thư đặt hàng). Một số loại email khác như email giới thiệu và chào bán sản phẩm; email giới thiệu nhân sự mới với công ty; email thông báo nhân sự nghỉ việc…
Ngoài ra, nếu bạn là người đi làm, có thể bạn đã hoặc sẽ cần viết những dạng email sau trong quá trình ứng tuyển và phỏng vấn: Email gửi cho nhà tuyển dụng, email đề nghị sự tiến cử công việc, email xác nhận lịch phỏng vấn, email từ chối phỏng vấn, email cảm ơn sau phỏng vấn, email đồng ý nhận việc.
Chuẩn bị nội dung
Sau khi đã xác định được loại email tiếng Anh cần viết, bước tiếp theo chính là bạn cần chuẩn bị và liệt kê ra những thông tin nên đưa vào trong nội dung chính của email. Thông tin này được lựa chọn dựa trên mục đích viết email và loại email đã xác định.
Sau khi đã chuẩn bị nội dung, bạn sẽ hình dung được bố cục mà mình cần viết trong phần thân email. Nên lưu ý cần chuẩn bị nội dung làm sao để email tiếng Anh trở nên logic và các ý sẽ được liên kết chặt chẽ.
Xây dựng bố cục email
Nếu bạn bắt tay vào viết email ngay lập tức, bạn có thể sẽ bỏ sót một số thông tin quan trọng. Để đảm bảo nội dung email được đầy đủ nhất, hãy hình dung và viết bố cục từng phần trước khi viết chi tiết email. Thông thường, một email tiếng Anh sẽ đi theo bố cục sau:
Greeting: lời chào hỏi tới người nhận.
Opening comment: hỏi thăm về tình hình sức khỏe, công việc của người nhận.
Introduction: trình bày lý do viết email tới người nhận.
Main point: đưa ra nội dung chính và thông tin cụ thể.
Concluding sentence: lời chào kết thúc và bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi từ người nhận.
Signing off: ký tên người viết để kết thúc email.
Soạn thảo email
Sau khi đã xây dựng được cấu trúc của email, giờ là lúc bạn bắt tay vào soạn thảo nội dung chi tiết cho email đó. Khi soạn thảo email tiếng Anh, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:
Hãy sử dụng những mẫu câu và cấu trúc, từ ngữ văn phong phù hợp và thường gặp trong ngôn ngữ email. Tuyệt đối tránh những câu văn nói vì có thể sẽ không thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp.
Không dùng những từ ngữ khó hiểu, dễ gây hiểu lầm. Bạn nên dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu nhất có thể. Hạn chế viết tắt trong email, tuy nhiên, có một số từ tiếng Anh viết tắt mà người đọc vẫn hiểu như asap = as soon as possible, btw = by the way, enc. = enclosure (đính kèm), iow = in other words, ps = postscript (tái bút).
Kiểm tra và sửa lỗi
Khi viết một email tiếng Anh, chính tả, ngữ pháp và dấu câu là điều vô cùng quan trọng cần kiểm tra kỹ lưỡng. Bạn có thể kiểm tra lại chính tả bằng một số công cụ online hoặc nhờ người giỏi tiếng Anh kiểm tra cuối cùng trước khi gửi đi. Bạn cũng nên đảm bảo chính xác tất cả từ từ vựng, ngữ pháp đến lối hành văn lịch sự, trang trọng.
Trong email tiếng Anh sử dụng với mục đích công việc, tất cả đều có một cấu trúc cố định, căn lề trái và cách dòng đơn. Nên dùng những phông chữ chuẩn mực trong soạn thảo văn bản. Hãy đảm bảo tất cả yếu tố trên để có được một email chỉn chu nhất!
Dân văn phòng nên học tiếng Anh giao tiếp tại đâu?
Hiện nay tại Hà Nội, có rất nhiều các trung tâm dạy tiếng Anh uy tín, trong đó phải kể đến Oxford English UK, tại số 83 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội.
Oxford English UK luôn được người đi làm tin tưởng bởi:
- Giảng viên xuất sắc, chuẩn quốc tế, giàu kinh nghiệm thực chiến, Bạn sẽ không thể tin nổi sự tiến bộ nhanh chóng đến không ngờ của chính mình tự tin chinh phục điểm số mục tiêu.
- Môi trường đào tạo truyền cảm hứng, giúp bạn vượt qua những giờ học tiếng Anh đầy áp lực một cách nhẹ nhàng.
- Tư vấn lộ trình học tập hiệu quả, chiến lược học tập rõ ràng.
- Giáo trình hiện đại được thiết kế tinh gọn, hiệu quả được các chuyên gia IELTS tại Anh quốc kết hợp với các giảng viên IELTS giàu kinh nghiệm tại Oxford English UK thiết kế, liên tục phát triển và hoàn thiện trong hơn 10 năm qua.
Mục tiêu của Oxford English UK là tạo ra hiệu quả kinh doanh cho khách hàng bằng cách:
- Tăng cường khả năng giao tiếp.
- Tăng hiệu suất công việc bằng cách huấn luyện học viên sử dụng tiếng Anh hiệu quả.
- Cải thiện khả năng ghi nhớ, phản xạ và phát âm chuẩn.
- Chương trình đào tạo phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Giúp học viên tự tin giao tiếp ở trình độ cao.
Với đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm, Oxford English UK không chỉ là Trung tâm đào tạo Tiếng anh chất lượng mà còn là đơn vị đối tác chiến lược của nhiều tập đoàn, doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam trong việc Đào Tạo trình độ Tiếng Anh cho cán bộ, nhân viên.
- Bạn muốn ĐÁNH GIÁ chính xác trình độ Tiếng Anh của nhân viên mình?
- Bạn muốn NÂNG CAO năng lực Tiếng Anh cho nhân viên?
- Bạn muốn nhân viên mình TỰ TIN, CHỦ ĐỘNG sử dụng Tiếng Anh THÀNH THẠO trong quá trình làm việc?
Liên hệ với Oxford English UK ngay lập tức để được TƯ VẤN, CUNG CẤP GIẢI PHÁP lộ trình đào tạo phù hợp với trình độ nhân viên và mục tiêu kinh doanh của đơn vị Bạn.
